Update-Notizen für Groupy CRM+

Juli 2024

Highlight: Telefonanlage sipgate mit Groupy CRM+

Es wurden viele Verbesserungen und Fehlerkorrekturen für die Verbindung zwischen Groupy CRM+ und der sipgate Telefonanlage eingebaut:

• Personal Access Tokens, also die Zugangsdaten zu sipgate, die in Groupy eingetragen werden müssen, wurden auf den Benutzer umgestellt. Das bedeutet, dass jetzt jeder sipgate Benutzer, dessen Historie aus sipgate abgerufen werden soll, braucht einen eigenen Access Token, der in sipgate generiert und in Groupy eingetragen werden muss. Ein Anleitung wie das funktioniert finden Sie HIER.
•  Die Uhrzeiten in der sipgate Historie wird jetzt korrekt angezeigt.
• Aufgaben für verpasste oder nicht erfolgreiche Anrufe sind jetzt optional und können in den Benutzeroptionen angepasst werden.
• Aufgaben sind jetzt intelligenter und werden automatisch als erledigt markiert, wenn das Telefon-Protokoll darauf schließen lässt.
• Das System, dass Anrufe aus einem Webhook mit dem späteren Anruf aus dem Protokoll zusammenführt, wurde deutlich verbessert und an die Änderungen in der sipgate API angepasst.
• Telefonnummern in der Historie und dem Telefonat-Popup sind jetzt zum einen besser formatiert und zum anderen werden auch die Namen von eigenen Mitarbeitern oder sipgate-Gruppen angezeigt.
• Die Telefonat-Popups bieten jetzt mehr Möglichkeiten, zum Beispiel das ergänzen der Telefonnummer zu einem bestehenden Kontakt oder das direkte Erstellen einer Aufgabe.
• Telefonate in den Aktivitäten eines Kontaktes wurden verbessert.
• Das System, dass Telefonnummern formatiert hat verschiedene Updates erhalten, um effizienter zu werden.
• Man kann jetzt über das Telefonieren-Popup auch ein Fax an die entsprechende Nummer verschicken.
• Groupy speichert jetzt mehr Daten aus der Telefonanlage im Voraus. Dadurch konnte das öffnen Telefonieren-Popups um ein Vielfaches beschleunigt werden.
• Die Anruf-Historie hat manchmal ausgehende Anrufe nicht angezeigt, weil diese von sipgate mit einem Anonymen Absender gespeichert wurden, obwohl die Absendernummer zum Zeitpunkt des Anrufes nicht unterdrückt war. Dies wurde behoben, indem die Absendernummer des verwendeten Gerätes abgerufen und gespeichert wird.
• Das Detail-Popup eines Telefonates zeigt jetzt auch welches Gerät auf der internen Seite verwendet wurde um den Anruf zu tätigen oder entgegenzunehmen.

Highlight: Neue Verwendungsmöglichkeit für das Aufgaben-Modul - als Ticket-System

Das Aufgaben-Modul hat einige Verbesserungen und Erweiterungen erfahren, die alle Groupy-Benutzer nutzen können:

• Die Mitarbeiter-Spalte wurde komplett entfernt. Ihr Inhalt wurde in die Grundlagen-Spalte verschoben.
• Die Wichtigkeit "Zurückgestellt" wurde zusätzlich eingeführt für Aufgaben, deren Bearbeitung aktuell nicht möglich ist. Diese Aufgaben werden ganz unten einsortiert und werden in Grau dargestellt.
• In den Benutzer-Optionen, in der Spalte "Aufgaben-Optionen" gibt es neue Einstellungen, um der Aufgabenliste mehr Informationen hinzuzufügen. Man kann jetzt die Unteraufgaben einer Aufgabe auf verschiedene Weisen direkt in der Aufgaben-Übersicht anzeigen. Und man kann die letzten Protokoll-Einträge direkt in der Übersicht anzeigen lassen.

Zusätzlich kann in der Administration eingestellt werden, dass die Aufgaben als Ticketsystem verwendete wird. Tickets sind spezielle Aufgaben, die dafür gedacht sind, dass eine Aufgabe erstellt wird, weil ein Kunde Hilfe braucht oder eine Anforderung mitgeteilt hat. Der Kunde erhält dann automatisch eine Bearbeitungsnummer unter der sein Fall bearbeitet wird und Groupy bemüht sich E-Mails mit diesem Kunden direkt mit dem Ticket zu verbinden. Eine Anleitung zur Verwendung der Aufgaben als Ticket-System finden Sie HIER.

Rechnungen

• Die Darstellung "Ein Dokument pro Zeile, detaillierte Positionen" wurde verbessert.

Administration

• Lizenzen können jetzt innerhalb von einer Stunde nach Ihrer Buchung widerrufen werden.
• Die Standard-Dauer eines Termins kann jetzt auch auf 45 Minuten gestellt werden.

Allgemeines

• Das allgemeine Verhalten auf iOS Geräten wurde verbessert.
• Das nie fertiggestellte Modul "Tickets" wurde jetzt endgültig gelöscht und wird durch erweiterte Funktionen in den Aufgaben ersetzt.
• Verknüpfungen können jetzt nur noch in den Bearbeitungsansichten, der jeweiligen Sache gelöscht werden, oder direkt nachdem eine neue Verknüpfung hinzugefügt wurde.

E-Mails

• In der Administration, wo die E-Mail-Server eingestellt werden, gibt es jetzt eine zusätzliche Einstellung um eine Wartezeit zwischen dem Versenden zweier E-Mails einzustellen. Für manche Hoster ist das inzwischen notwendig, selbst wenn man nur an eine kleine Liste mit 100 Empfängern eine E-Mail schicken will, da die E-Mail ansonsten wegen Spam-Verdacht blockiert wird. Bei Ionos gab es jetzt den Fall, dass man diese Einstellung am besten auf 60 Sekunden stellt, um ganz sicher zu sein, dass nichts blockiert wird.
• Die Einstellung, dass E-Mails eines bestimmten Kontos erst ab einem bestimmten Datum abgerufen werden sollen funktioniert jetzt zuverlässig bei allen Mail-Servern.
• Beim Anlegen einer Aufgabe aus einer E-Mail, die in einer eigenen Ansicht geöffnet wurde, wird jetzt auch gefragt, ob eine Vorlage benutzt werden soll.

Newsletter 

• In einer Adresse kann man nun in der Übersicht und im Bearbeiten direkt erkennen, welche E-Mail-Adressen der Adresse für Marketing nutzbar sind. Auch den Status von Double-Opt-In-Newsletter-Anmeldungen kann man übersichtlicher sehen und richtig bearbeiten. Das Eintragen von externen Double-Opt-Ins ist nun ebenfalls möglich, und der Link für einen Double-Opt-In lässt sich direkt aus der Adresse holen.
• Der Bereich für die Kunden, in welchem sie den Double-Opt-In für den Newsletter durchführen, wurde ebenfalls deutlich überarbeitet.
  

Mitarbeiter

• Der Knopf zum Stundenstempeln in dem Modul auf der Startseite verschwindet jetzt für einige Sekunden, nachdem man ihn gedrückt hat, damit es nicht zu versehentlichen doppelten Einträgen kommt.
• Es gibt nun Rechte für das Verwalten von Urlaubs- und Krankheitseinträgen anderer Mitarbeiter und für das Anlegen und Verwalten von Arbeitsreisen.

Termine

• Die Spalte für Wiederholungen hat ein paar Verbesserungen erhalten.

Adressen

• Der CSV-Export einer Liste enthält jetzt zusätzlich eine Spalte für das Erstellungsdatum der Adresse.

Aufgaben

• Protokolleinträge werden jetzt in der Liste nicht mehr gekürzt angezeigt.