Groupy Update Juni 2023

Allgemeines

• Beim Verknüpfen von Rechnungen, Aufträgen, Angeboten, Positionen und E-Mails werden jetzt die entsprechenden Kunden direkt verknüpft, anstatt später in der Anzeige dazu gefunden zu werden. Dies beschleunigt das Anzeigen von Verknüpfungen und vervollständigt das Anzeigen von Aktivitäten.
• Sofern man die Push-Benachrichtigungen von Groupy verwendet, werden nun die gesendeten Benachrichtigungen über E-Mails, Aufgaben und Chats automatisch von allen anderen Geräten entfernt sollte man zum Beispiel die ungelesene E-Mail öffnen, die zur Benachrichtigung gehört.

Chat

• Das Laden im Chat wurde deutlich verbessert
• Das Aktualisieren des gelesenen Status wurde ebenfalls deutlich verbessert

Adressen

• Die Adressensuche hat Einstellungen erhalten. Über diese kann man jetzt nicht nur in einer einzelnen Kategorie suchen, sondern kann gezielt alle Kategorien ein- und ausschließen. Zusätzlich kann man Personen oder Firmen gezielt ein- und ausschließen. Und es gibt eine Möglichkeit einen Ort oder eine PLZ und einen Umkreis in km anzugeben, um die Ergebnisse weiter einzuschränken. Wir planen in Zukunft weitere Einstellungen einzubauen.
• Ein Schutz vor dem Anlegen von Doubletten wurde eingebaut. Dieser schaltet sich zwischen die Funktion zum Neuanlegen einer Person oder Firma. Hier gibt man die Daten der Person oder Firma ein, die man neu anlegen möchte und Groupy sucht durch den Adressbestand, ob er etwas findet, was dem Kunden entsprechen könnte, den man gerade anlegen will. Sofern er etwas findet, wählt man den Kunden aus den gefundenen aus, anstatt ihn neu anzulegen, wodurch vermieden wird, dass Kunden doppelt angelegt werden. Die Option, ob der Doubletten-Schutz für einen Benutzer aktiv sein soll oder nicht findet man in der Administration -> Benutzer -> Spalte „Adressen-Optionen“ -> „Doubletten-Schutz beim Neuanlegen“.

E-Mails

• Anhänge können jetzt direkt in einem Angebot, einem Auftrag, einer Rechnung, etc. abgelegt werden.

Termine

• Benachrichtigungen könne jetzt auch 5 oder 10 Minuten vor dem Termin erfolgen. Vorher war das Minimum 15 Minuten.
• Es gibt eine neue Art von Terminfinder Link. Dieser wird nicht für einen bestimmten Kunden vorbereitet, sondern wird einmalig erstellt und ist dann dauerhaft gültig. Dieser Link ist in erster Linie für die Akquise gedacht und kann beispielsweise an eine Liste von E-Mail-Adressen geschickt werden. Jeder der den Link anklickt wird als erstes nach seinen Kontaktdaten gefragt. Diese werden in Groupy gespeichert und anschließend bekommt er die Möglichkeit einen Termin auszuwählen. Auf diese Weise müssen Sie die potenziellen Kunden nicht erst in Groupy anlege, um ihnen einen Terminfinder Link zu schicken, sondern können dies ohne Kundennummer und als Massenversendung machen. Und die Empfänger tragen Ihre Kontaktdaten selbst ein.
• Über „Ansicht ändern“ kann jetzt auch auf die Kalender von gesperrten Benutzern zugegriffen werden. Es ist zu beachten, dass in den Kalendern von gesperrten Benutzern keine Termine eingetragen werden können und der Zugriff nur für das Nachvollziehen von vergangenen Terminen gedacht ist.

Angebote, Aufträge, Rechnungen...

• Es wurde ein zusätzliches Textfeld für interne Notizen eingefügt. Diese Notizen werden nicht an den Kunden veröffentlicht. Wenn beispielsweise eine Notiz in einem Auftrag gesetzt wird, wird diese beim Erstellen der Rechnung automatisch übernommen.
• Die Ansicht zeigt jetzt auch den bevorzugten Zustellungsweg des Kunden.
• Gesamtlieferscheine, die aus einer Rechnung erstellt werden, die keinen zugrundliegenden Auftrag hat, kann jetzt auch zur digitalen Unterschrift gegeben werden.
• Lieferscheine haben jetzt eine Schaltfläche, um sie direkt per E-Mail zu verschicken.
• Für Premium Angebote wurden weitere Optionen eingebaut.
  • Die Farbe der Überschrift des Deckblattes kann jetzt unabhängig von der Firmenfarbe festgelegt werden.
  • Die Farbe des Textes des Deckblattes kann jetzt eingestellt werden.
  • Die Überschrift auf dem Deckblatt kann jetzt optional von Hand gewählt werden. Wenn nicht angegeben, wird wie gewohnt der Titel der ersten Position verwendet.
• Man kann jetzt einen Rabatt auf alle Positionen einer Rechnung oder eines Angebotes angewandt werden. Diese Funktion ist allerdings nur verfügbar, wenn die neue Version der Rechnungsbearbeitung verwendet wird. Diese kann in der Administration aktiviert werden unter „Rechnungsbereich: Allgemeines“ -> Spalte „Optionen“ -> Option „Bearbeiten Formular“.
• Im neuen Bearbeiten sind Positionen jetzt erstmal immer aufgeklappt und wenn sie zugeklappt werden, merkt sich Groupy das und behält das dauerhaft bei.
• Es wurde eine Option eingebaut, um die Anmerkungen auf einem Lieferschein besser steuern zu können. Die Option findet sich in der Administration -> „Rechnungsbereich: Allgemeines“ -> Spalte „Optionen“ -> Option „Anmerkungen auf Lieferscheinen abdrucken“. Hier kann jetzt ausgewählt werden, ob keine Anmerkungen, die Anmerkung der Position, die Anmerkung der Lieferung, oder beide Anmerkungen abgedruckt werden sollen.
• Es wurde ein Fehler behoben, der dazu geführt hat, dass Verträge aus Abo-Bestellungen des CubicCMS Onlineshops, das aktuelle Datum als Vertragsende hatten. Dadurch wurden Verträge auch direkt in den Status Beendet versetzt.

Dateiablage

• Ein Fehler wurde behoben, dass nach dem Drehen eines Bildes in der Dateiablage die Datei nicht als gedreht angezeigt wurde.
• Es gibt Bilder deren Bildinformationen nicht in der richtigen Richtung ausgerichtet sind. Stattdessen speichert das Bild die Zusatzinformation, dass ob es 90°, 180° oder 270° gedreht werden muss, um richtig rum angezeigt zu werden. Diese Information wurde in Groupy an manchen Stellen nicht korrekt beachtet, was wir aber nicht beheben können, da das ein Fehler in den Browsern ist. Daher haben wir jetzt ein System eingebaut, dass diese Information beim Hochladen des Bildes sucht und die Bildinformationen direkt in die richtige Richtung dreht und die Zusatzinformation, ob es gedreht werden muss, löscht. Dadurch sollte das Problem in Zukunft nicht mehr auftauchen.

Administration

• Die Kündigung von kostenlosen Lizenzen ist jetzt ohne Kündigungsfrist und dadurch sofort wirksam.