Update-Notizen für Groupy CRM+

September 2023

Allgemein

• Die Anmeldung in Groupy wurde technisch ein wenig geändert:
  • Ein fehlgeschlagener Anmeldeversuch führt dazu, 5 Sekunden warten zu müssen, bevor man es erneut versuchen darf.
  • Das Anmeldeformular gibt jetzt mehr Rückmeldung darüber, was gerade passiert. Zum Beispiel wenn die Anmeldung nicht funktioniert hat, weil keine Internetverbindung besteht.
• Die Engine zum Erzeugen von PDFs wurde aktualisiert.
• Ein Fehler im Registrierungs-Assistenten wurde behoben.

Startseite

• In der Termin-Spalte werden jetzt die Namen zusätzlicher Termin-Teilnehmer angezeigt.

Adressen

• Die Adresslisten wurden um zwei neue Funktionen erweitert:
  • Duplizieren: Damit wird eine Liste vollständig, mit all ihren Einstellungen, Regeln, Zugriffen und Treffern auf eine neue Liste dupliziert.
  • Aufteilen: Damit können die bestehenden Treffer einer Liste auf mehrere, neue Listen aufgeteilt. Die Anzahl neuer Listen kann man einstellen und die Treffer werden gleichmäßig aufgeteilt, wobei die Letzte kleiner sein kann, sollte die Anzahl Treffer nicht restlos durch die Anzahl Listen teilbar sein. Die neuen Listen übernehmen die gleichen Zugriffe und Einstellungen, aber keine Regeln, weshalb „Treffer aktualisieren“ nicht mehr zur Verfügung steht.
• In den Aktivitäten sieht man jetzt auch die Teilnehmer eines Termins.
• Im Bearbeiten wurden Felder für die Datev Kreditorennummer und die Datev Debitorennummer eingefügt.
• Es wurde ein Fehler behoben, dass jetzt auch Personen mit der korrekten Briefanrede anleget werden, wenn der Doubletten-Schutz verwendet wird.
• Die Aktivitäten können jetzt alle Positionen eines Dokuments aus dem Rechnungsbereich anzeigen, damit man ein spezifisches Dokument schneller finden kann.

E-Mails

• Neue Funktion: E-Mail-Themen! Man kann sich das vorstellen, wie Ordner in einem klassischen E-Mail-Programm, aber dass diese Ordner nicht mit einer E-Mail-Adresse verbunden sind, sondern mit einem Kontakt aus dem Adressbuch. Beim Archivieren einer E-Mail kann man gefragt werden, in welchen Themen eine E-Mail einsortiert werden soll. Es ist auch möglich die E-Mail in mehr als ein Thema einzusortieren. Um die neuen Funktionen nutzen zu können muss man als erstes das Recht vergeben, E-Mail-Themen anzulegen, zu bearbeiten und zu löschen. Außerdem gibt es in den E-Mail-Einstellungen eines Benutzers zwei Einstellungen, um zu bestimmen in welchen Situationen Groupy beim Archivieren nach einem Thema fragen soll. Die E-Mails eines Themas sind über den neuen Reiter in der Aktivitäten Spalte eines Kontaktes zu finden. Hier können Themen auch angelegt und bearbeitet werden.
• Die E-Mail-Suche wurde technisch verbessert, um schneller und stabiler zu sein. Außerdem wurden die Sucheinstellungen stark erweitert. Darunter auch ein neuer Modus, mit dem man alle archivierten E-Mails durchsuchen kann, egal auf welcher E-Mail-Adresse die E-Mail reingekommen ist.
• Es wurde ein Fehler behoben, der den Abrufintervall von E-Mails zusätzlich verlängern konnte.
• Es wurde ein Fehler behoben, der dazu geführt hat, dass E-Mails, bei denen auf Antworten gedrückt wurde, aber die Antwort vor dem Versenden gelöscht wurde, weiterhin als „Wurde beantwortet“ markiert waren.
• Groupy kann nun Anhänge aus winmail.dat-E-Mails extrahieren.
• Der OoO-Agent wurde ein bisschen verändert. Jemand der regelmäßig an eine E-Mail-Adresse mit aktivem OoO-Agenten schreibt, wird jetzt immer für 3 Tage von weiteren automatischen Antworten ausgeschlossen. Bisher war der Ausschluss immer ohne zeitliche Begrenzung, weshalb es vorkommen konnte, dass jemand auch nach vielen Monaten keine weiteren automatischen Antworten erhalten hat.

Kalender

• Der Terminfinder wurde erweitert:
  • Das zeitliche Raster, in dem der Terminfinder nach freien Terminen sucht, wurde von 60 Minuten auf 15 Minuten reduziert. Dadurch werden Termine jetzt nicht mehr nur zur vollen Stunde angeboten, sondern alle 15 Minuten. Zusätzlich können jetzt auch Termine angefragt werden mit einer Dauer im 15 Minuten Takt.
  • Es ist jetzt möglich eine Anfahrtsdauer einzugeben, die man selbst zum Termin haben wird. Sobald der Termin vom Kunden ausgewählt wird, bekommt der Termin automatisch die eingestellte Anfahrtszeit, wodurch der Bereich für andere Termine gesperrt wird. Außerdem beachtet das System die Anfahrtszeit beim Anbieten von Terminen, damit genug Zeit vor dem Termin ist, um die Anfahrtszeit vollständig unterzubringen.
• Die Terminsuche sucht jetzt zusätzlich nach den Namen von verknüpften Personen und Firmen, anstatt nur nach dem Namen des Termins.
• Das Popup, um die Adresse für einen Termin auszuwählen, schlägt jetzt auch die Webmeeting Adressen der Benutzer vor.
• Terminbestätigungen, die für einen Termin vom Terminfinder angelegt werden, sind jetzt vollständig an den neuen Standard angepasst. Vorher wurde eine Bestätigung verschickt und auch ein Eintrag in der Spalte für die Bestätigungen angelegt, allerdings war dieser Eintrag so unvollständig, dass er nicht funktioniert hat. Daher wurde jetzt die bisherige Bestätigung entfernt und stattdessen wird der Eintrag in der Benachrichtigungsspalte vollständig angelegt, damit innerhalb von 2 Minuten eine Bestätigung raus geht.
• Es konnte vorkommen, dass eine Benachrichtigung ohne Anker angelegt wurde. Dies wurde beim Erstellen behoben. Zusätzlich wird aktiv nach Benachrichtigungen ohne Anker gesucht, um noch bestehende falsche Einträge zu korrigieren.
• Wenn Bestätigungen nicht erfolgreich verschickt werden konnten, wird jetzt gespeichert, was das Problem war, anstatt, dass die Bestätigung einfach verworfen wird.

Angebote, Aufträge, Rechnungen...

• Der Rechnungsbereich wurde um Gutschriften erweitert. Gutschriften funktionieren wie Rechnungen, aber werden nicht mit einem Geldeingang abgeschlossen, sondern mit einem entsprechenden Geldausgang.
• Das neue Bearbeiten von Positionen speichert jetzt auch den Einzelbruttopreis sofort und automatisch.
• Positionen können jetzt dupliziert werden. Diese Funktion ist nur verfügbar, wenn man die neue Bearbeiten-Ansicht verwendet. Diese kann in den Optionen aktiviert werden.
• Es können jetzt Datev Erlöskonten in der Administration angelegt und bei Angeboten, Aufträgen und Rechnungen hinterlegt werden. Diese werden dann beim Export in den Finanzen mit exportiert, um die Kompatibilität mit Datev zu steigern.
• Ein größeres Update für die Liste aller Dokumente wurde ausgerollt. Die neue Liste sollte deutlich schneller laden und springt auch nicht immer wieder an den Anfang der Liste, wenn man zum Beispiel ein Dokument von weiter unten bearbeitet hat.
• Der Sepa-Export exportiert jetzt keine Rechnungen mit einem Betrag von 0 Euro. Dies ist notwendig, da manche Banken einen Export mit 0 Euro Beträgen ablehnen.
• Die Sepa-Prüfung achtet jetzt zusätzlich auf Mandate von Kunden, die inzwischen gelöscht wurden.
• Stempel und Lieferungen sind jetzt sowohl optisch als auch datentechnisch verbunden.
• Stempel können jetzt bearbeitet und gelöscht werden. Das Bearbeiten eines Stempels ändert auch die gelieferte Menge. Das Löschen eines Stempels hingegen, löscht nicht die dazugehörige Position.
• Beim Ausstempeln wird man jetzt gefragt, was man getan hat und ob es eine Pause gibt, die nachgetragen werden muss.
• Ein Fehler wurde behoben, der dazu geführt hat, dass wenn man sich einen Auftrag angeschaut hat, auf dem gerade ein Mitarbeiter eingestempelt war, wurde eine Dauer von rund -40.000 Stunden angezeigt.
• Lieferscheine können jetzt mit den Zeitstempeln der einzelnen Lieferungen erweitert werden, damit sie ähnlich wie ein Rapportschein verwendet werden können.
• Es wurden Einstellungen in den Rechnungsbereich eingebaut, damit ein Standard für das Mitschicken von Lieferscheinen und das Abdrucken von Stempeln auf Lieferscheinen eingestellt werden kann.
• Der xRechnung-Export wurde verbessert und erweitert.
• In der SEPA-Mandate-Liste wurde die Suche erweitert.
• Die Sperre der Rechnungsnummer wirkst sich jetzt zusätzlich auch auf das Rechnungsdatum aus. Dies ist gemäß den geltenden Steuergesetzen sehr wichtig. Die Reihenfolge der Rechnungen im Bezug auf die Rechnungsnummer und in Bezug auf das Datum müssen deckungsgleich sein. Aus diesem Grund sind jetzt standardgemäß sowohl das Rechnungsdatum als auch die Rechnungsnummer nicht bearbeitbar.
• Das Erstellen von neuen Dokumenten wurde in ein Popup verschoben. Anstatt viele Plus-Symbole im Menü zu haben gibt es jetzt eins. Außerdem hat jeder Dokumenten-Typ ein eigenes Icon bekommen.
• Eigene Felder haben mehr Optionen für das Abdrucken auf dem jeweiligen Dokument bekommen. Bisher konnte man nur bestimmen, ob das Feld abgedruckt werden soll. Jetzt kann man auch bestimmen, an welcher Stelle das Feld abgedruckt werden soll. Wenn man diese Option bei Angeboten auf Datenbereich stellt, dann wird dieses Feld auf einem Premium-Angebot auf dem Deckblatt abgedruckt.

Mitarbeiter

• Es wurden einige kleinere Fehler behoben.
• Beim Erstellen eines neuen Urlaubsantrags wird nun automatisch die Anzahl der beantragten Urlaubstage berechnet und angezeigt.
• Die Reisekosten-Spesen-Abrechnung wurde hinzugefügt. Ein Video wird demnächst kommen, um die Funktionen zu erklären.

Immobilien

• Die Galerie in den Exposés wurde ein bisschen geändert:
  • Alle Bilder werden jetzt vollständig angezeigt und werden nichtmehr auf den Anzeige-Bereich der Galerie vergrößert. Dadurch sind jetzt auch Hochkant-Bilder gut verwendbar.
  • Es wurden graue Balken eingefügt, die die leere Fläche zwischen den Rändern der Anzeigefläche und den Rändern des Bildes ausfüllen.
• Der letzte Kontakt zum Eigentümer konnte fehlerhaft sein, wenn eine leere E-Mail-Adresse beim Eigentümer angelegt war. Dies wurde behoben.
• In Groupy wurde die Unterstützung für das sichere Übertragungsprotokoll „SFTP“ hinzugefügt, neben dem Standardprotokoll „FTP“, um Immobilien auf Immobilienportale hochzuladen. Beachten Sie bitte, dass auch das jeweilige Portal das „SFTP“-Protokoll unterstützen muss, um von dessen erhöhter Sicherheit zu profitieren.
• Ein Fehler in der Immobilienliste wurde behoben. Jetzt werden die letzten Kontakte zum Eigentümer wieder korrekt gefunden und angezeigt.
• Balkone, Terrasse und Loggien können jetzt nichtmehr nur mit Ja oder Nein angegeben werden, sondern als Anzahl. Diese Angabe sollte auch von allen denkbaren Portalen unterstützt werden. Aktuell ist nur von Immobilienscout24.de bekannt, dass die Angabe immer auf Ja oder Nein reduziert wird. Weitere Portale, die die Anzahl nicht unterstützen sind möglich.
• Der Portal-Upload wurde mit zusätzlichen Vorab-Prüfungen versehen, um fehlerhafte Angaben im Bezug auf den Betreuer abzufangen.

Lager

• Bei Artikeln können jetzt Lieferanten ausgewählt werden. Sofern Lieferanten ausgewählt sind, wird in der Auftragsansicht bei jeder dazugehörigen Position ein Knopf angezeigt, über den der Lieferant geöffnet werden kann, bzw. über den eine Liste aller Lieferanten angezeigt werden kann.
• Zusätzlich wurde für Online-Shops die Option implementiert, die Dateiübertragung über das „SFTP“-Protokoll zu unterstützen.
• In der Artikelverwaltung wurden einige Fehler in der Ansicht für hochgeladene Onlineshops korrigiert.

Finanzen

• Forderungen lassen sich jetzt auch gemäß Lieferdatum anstatt Rechnungsdatum exportieren.
• Ein gewaltiges Update für die Finanzen wurde veröffentlicht. In kürze wird es ein Video geben, um genau zu erklären, was die gedachte Arbeitsweise im neuen Finanzenmodul ist.

Newsletter

• Die Liste der Newsletter zeigt Uhrzeiten jetzt korrekt im 24 Stunden Format an.

Chat

• Chat Räume werden jetzt mit weniger Datenlast geladen.
• Der aktuelle Chat wird mit deutlich weniger Datenlast aktuell gehalten.
• Chaträume werden zwischengespeichert, damit man ohne weitere Datenlast zwischen Chat-Räumen hin- und herwechseln kann.
• Das Absenden einer Nachricht wurde beschleunigt und optisch verbessert.
• Solange eine Datei noch an den Server übertragen wird, bekommen sowohl Absender als auch Empfänger eine Ladeanimation als Platzhalter angezeigt, der dann durch die Datei ersetzt wird.
• Beim Wechseln in das Chat-Modul wird jetzt einmalig nach neuen Nachrichten gesucht, anstatt bis zum nächsten Aktualisierungsintervall zu warten.