Die xRechnung oder E-Rechnung
Was ist das?
Die xRechnung ist ein digitales Format, um die Daten einer Rechnung so zu verpacken, dass sie von einem Computer gelesen werden können. Zum ersten Mal gibt es damit ein Format für digitale Rechnungen, dass weit verbreitet ist und dadurch tatsächlich in Anwendung kommen kann.
Wozu ist das gut?
Bisher war ein fester Bestandteil der Buchhaltung Verbindlichkeiten, die per Post oder als PDF per E-Mail kamen abzutippen. Also den Rechnungssteller, den zu bezahlenden Betrag und die Bankverbindung aus dem original Dokument abzutippen und in das Buchhaltungsprogramm einzutragen. Mit etwas Pech mussten diese Daten dann später nochmal in das Online-Banking eingetragen werden. Technische Lösungen, die diese Arbeit abnehmen oder vereinfachen waren selten und oft teuer.
Das soll sich mit der xRechnung ändern. Mit der xRechnung soll es dann möglich sein die Datei per Knopfdruck in das Buchhaltungsprogramm zu übertragen und dieses liest die Inhalte automatisch aus - kein Abtippen mehr.
Muss ich das beachten?
Ja! Am ersten Januar 2025 treten Gesetze in Kraft, die die xRechnung zum verpflichtenden Mittel für die Übertragung von Rechnungen zwischen zwei Firmen machen. Rechnungen an Privatpersonen sind von dem Gesetz nicht betroffen. Das neue Format soll zum neuen Standard werden, damit die Rechnung per PDF und Post schnell von der Bildfläche verschwinden.
Aber es gibt Übergangsfristen, die die Pflicht zur xRechnung Stück für Stück erweitern. Anstatt das hier in allen Details wiederzugeben, besuchen Sie folgenden Link der IHK Darmstadt, die das sehr gut aufbereitet haben: https://www.ihk.de/darmstadt/produktmarken/recht-und-fair-play/steuerinfo/bmf-plant-verpflichtende-erechnung-und-meldesystem-5784882
Ab 2025 ist jede Firma verpflichtet xRechnungen lesen zu können.
Groupy und die xRechnung
Selbstverständlich haben wir alle wichtigen Funktionen direkt in Groupy integriert, damit Sie xRechnungen lesen und auch schreiben können.
Wie lese ich eine xRechnung mit Groupy CRM+?
xRechnung per E-Mail
In vielen Fällen werden Sie eine xRechnung per E-Mail bekommen. In diesem Fall ist es besonders einfach die xRechnung zu lesen. Sie sehen direkt ünter dem Betreff der E-Mail einen Kasten mit den wichtigsten Infos der xRechnung. Darunter finden Sie eine Schaltfläche, um alle Daten des Rechnung sehen zu können und eine Schaltfläche, um die xRechnung, mit Ihren wichtigsten Daten, direkt zur Verbindlichkeit zu machen.
xRechnung als Datei
Wenn Sie eine xRechnung auf einem anderen Weg bekommen, zum Beispiel aus einem Kundenportal herunterladen, gehen Sie in das Finanzen-Modul und klicken Sie auf "xRechnung öffnen". Wählen Sie dann die Datei von Ihrem Gerät aus und Groupy bringt die Daten der xRechnung direkt auf den Bildschirm. Von hier können Sie dann auch mit einem Knopfdruck eine Verbindlichkeit aus der xRechnung machen.
Wie schreibe ich eine xRechnung mit Groupy CRM+?
Wenn Sie in einer Rechnung sind, finden Sie im Menü den Knopf "Senden / Herunterladen". Wenn Sie darauf klicken bekommen Sie ein Menü mit verschiedenen Möglichkeiten Ihre Rechnung herunterzuladen oder direkt als Anhang in eine E-Mail zu verpacken. Hier finden Sie auch die Möglichkeiten die Rechnung als xRechnung-Datei herunterzuladen oder eine E-Mail zu erzeugen mit der xRechnung-Datei direkt im Anhang.
Automatisierung
Wenn Sie die Automatisierung zum Rechnungsversand benutzen, dann gibt es Einstellungen im Kunden, um festzulegen, ob ein Rechnungsempfänger immer ein PDF oder eine xRechnung erhalten soll. Zusätzlich können Sie einen firmenweiten Standard festlegen, welche Variante für alle Kunden verwendet werden soll, für die kein expliziter Wunsch gespeichert ist.
Pflicht zur xRechnung
Auch wenn Sie anhand der Übergangsfristen vielleicht erst ab 2027 verpflichtet wären xRechnungen zu verschicken kann es sein, dass Sie in Einzelfällen verpflichtet sind xRechnungen zu schicken. Der Grund dafür ist, dass die xRechnung der neue gesetzlich festgelegte Standard ist und nicht mehr die Papierrechnung. Jedes andere Format benötigt die Zustimmung des Rechnungsempfängers. Das heißt, dass es passieren kann, dass Sie eine Rechnung als PDF schicken, der Rechnungsempfänger diese Rechnung zurückweist und eine xRechnung verlangt. In einem solchen Fall sind Sie verpflichtet dem Wunsch des Rechnungsempfängers nachzukommen und die Rechnung als xRechnung erneut zu schicken.
Ich möchte xRechnungen verschicken, bin mir aber nicht sicher, ob der Empfänger die xRechnung tatsächlich lesen kann
Grundsätzlich besteht die Pflicht xRechnungen lesen zu können für jede Firma ohne Ausnahme. Selbstverständlich sind wir uns bewusst, dass es kleine Betriebe und Selbstständige gibt, die diese Pflicht entweder verschlafen haben, oder noch nicht umsetzen konnten. Aus diesem Grund haben wir einen kostenlosen Visualisierer veröffentlicht, mit dem jeder xRechnung-Dateien kostenlos öffnen kann. Den Visualisierer finden Sie unter folgendem Link: https://www.cube-apps.de/apps/x_rechnung_visualisierer/
Sie können diesen Link gerne an Ihre Kunden weitergeben und per E-Mail mit Ihrer xRechnung an ihn verschicken. Dadurch ist gewährleistet, dass der Empfänger die xRechnung definitiv öffnen kann.