Groupy CRM+

Wir zeigen Ihnen, was Groupy CRM+ für Sie tun kann.

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Der Dreh- und Angelpunkt für jede Firma ist ein gut gepflegtes Adressbuch. Das sollte nicht nur aus den Daten und Kontaktmöglichkeiten der Kunden und Kontakte bestehen. Genauso wichtig, oder vielleicht noch wichtiger ist, dass man genau nachvollziehen kann, was bisher gemacht und besprochen wurde.

Das ist der grundlegende Zweck eines jeden CRM Systems. Aber viele Entwickler haben das grundlegende Problem nicht gesehen und verstanden: Für den Anwender des CRMs besteht der große Aufwand nicht darin in den Kunden reinzuschauen und die Aktivitäten zu betrachten, sondern das einpflegen der Aktivitäten ist das, was die meiste Zeit in Anspruch nimmt. Daher ist für viele ein CRM nach ein paar Wochen nur noch lästig, weil man ständig extra Wege gehen muss, um zum Beispiel eine E-Mail aus Outlook in das CRM einzupflegen und auch sicherzustellen, dass jeder Mitarbeiter das macht.

Daher war unser Ansatz von vornherein ein Anderer: Die Aktivitäten müssen sich, wann immer möglich, von alleine einpflegen. Dazu ist es notwendig möglichst viel der täglichen Arbeit in einem Programm erledigen zu können, anstatt ein Programm für die Finanzen, ein Programm für die E-Mails, ein Programm für die Rechnungen, etc. Und dieses Ziel haben wir bereits heute erreicht und täglich wird es besser und noch umfangreicher.

Wir haben grundsätzlich etwas dagegen, dass man etwas ineffizientes macht, weil man das schon immer so gemacht hat oder weil das angeblich jeder so tut. Es fühlt sich an wie ein Naturgesetz, dass ein E-Mail Programm, in dem man ausschließlich seine E-Mails verwaltet, im Laufe der Zeit im Chaos versinkt. Um genau zu sein gibt es genau zwei Standard-Situationen, die wir antreffen:

1. Entweder der Anwender hat sich Mühe gegeben alle E-Mails in Ordnern zu sortieren und hat aber nach einer gewissen Zeit aufgegeben, da die Menge an Ordnern immer größer und unübersichtlicher wird.
2. Der Anwender hat von Vornherein nicht versucht Ordnung zu schaffen und hat einfach alle E-Mails im Posteingang liegen lassen und verlässt sich auf die Suchfunktion des E-Mail-Programms, um überhaupt etwas wiederzufinden.

Einem aufmerksamen Leser wird aufgefallen sein, dass es in jedem Fall ein Problem ist, dass noch viel schwieriger wird, wenn mehr als eine Person im selben Postfach arbeitet, bzw. E-Mails in einem Postfach liegen, auf die mehr als ein Mitarbeiter Zugriff braucht.

In Groupy sind diese Probleme restlos gelöst:

1. Alle E-Mails sind sofort dem Kunden zugeordnet, egal ob die E-Mail bereits bearbeitet wurde oder nicht und egal in welchem Postfach sie angekommen ist.
2. Sobald die E-Mail abgearbeitet ist, kann sie mit einem Knopfdruck archiviert werden. Dadurch verschwindet sie aus dem eigenen Postfach bleibt aber beim Kunden als Aktivität hinterlegt.
3. E-Mails die nicht nur beantwortet werden müssen, sondern eine umfangreichere Aktion nach sich zieht, muss nicht im Postfach liegen bleiben, bis sie irgendwann erledigt ist, sondern kann mit einem Knopfdruck zur Aufgabe oder Termin gemacht werden, damit die E-Mail das Postfach nicht verstopft.
4. Für sensible E-Mails gibt es geschützte Ordner, die wir Tresore nennen und umfangreiche Rechtesysteme, um diese E-Mails nur den Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen, die sie sehen sollen.

Mit Groupy erhalten Sie einen Kalender für Ihre ganze Firma und alle Mitarbeiter. Das bedeutet, dass Sie die Kalender aller Mitarbeiter der Firma in einem System haben und bei Bedarf auf die Kalender anderer Benutzer zugreifen können und sogar mehrere Kalender gleichzeitig überlagernd anzeigen lassen können, um zum Beispiel eine freie Zeit mehrerer Mitarbeiter schnell finden zu können.

Termine können mit einem Knopfdruck an alle betreffenden Mitarbeiter gegeben werden.

Termin-Bestätigungen für den Kunden werden automatisch professionell aufbereitet und mit Dateien verschickt, die das Kalender-Programm des Empfängers automatisch einlesen kann. Zusätzlich kann Groupy automatisch Erinnerungen verschicken, die kurz vor dem Termin an alle Teilnehmer gehen. Das ist sogar als SMS möglich.

Wenn Sie regelmäßig Termine mit Kunden ausmachen müssen, haben wir eine besonders praktische Funktion eingebaut: Den Termin-Finder. Sie können festlegen, wann Sie sich Zeit nehmen möchten für bestimmte Arten von Terminen. Dann versenden Sie an einen Kunden einen Link zum Termin-Finder. Hier bekommt der Kunde Termine vorgeschlagen und kann sich direkte einen aussuchen und reservieren. Die Terminbestätigung geht dann kurze Zeit später automatisch raus. Dadurch wird das vereinbaren von Terminen, sowohl für Sie als auch für Ihre Kunden, so einfach wie nie zuvor.

Aufgaben sind ein Thema das in vielen Firmen vernachlässigt wird und oft auf Post-Its am Bildschirmrahmen reduziert wird. Dabei kann eine gut gepflegte Aufgabenliste die Produktivität ganz beträchtlich steigern.

Aus diesem Grund hat Groupy ein umfangreiches Aufgaben-Modul, welches als Dreh- und Angelpunkt der täglichen Arbeit fungieren kann.

Wir haben uns außerdem Gedanken darüber gemacht, welche Rolle Aufgaben übernehmen müssen oder können, wenn eine Software in allen Bereichen einer Firma zum Einsatz kommt und Aufgaben daher nicht nur einfache Erinnerungen sind, sondern den Arbeitsablauf der gesamten Firma in ordentliche Bahnen leiten kann.